Detector Automático de Proyectos
Versión 2.3
Guía de uso

Introducción

Como ya debe conocer, uno de los productos estrella de WorkMeter es el Workproject.

Aunque el producto tiene un nombre que pudiese parecer que está especializado en medir proyectos al uso, en realidad WorkProject está diseñado para poder medir tiempos tanto en proyectos, como tiempo en clientes o en procesos. Son “contextos” en los que los tiempos son acumulados y agrupados, pudiéndose luego explotar en función de fechas, grupos y/o personas,…etc.

WorkProject le permite seleccionar al trabajador en que proyecto (contexto/proceso/cliente) está trabajando, y con el sistema de detección de los productos de WorkMeter, medir realmente con mucha precisión, los tiempos invertidos en ese proyecto.

Eso ya implica un cambio de paradigma, pues los sistemas tradicionales de medición o reporte de tiempos son declarativos (manuales), por lo que dependen de la percepción de las personas. Valga decir que las personas no somos especialmente buenos con la percepción del tiempo, así que los niveles de veracidad y precisión de los sistemas de medición declarativos, dejan mucho que desear. Si a esto le añadimos que los sistemas declarativos implican invertir tiempo de las personas, el efecto es que esas “declaraciones” se producen al final de la semana o del mes, con lo que los datos son aún más desviados.

Con WorkProject, a parte del ahorro de tiempo en la introducción de datos, los datos son radicalmente más precisos, disponibles a diario, y directamente ya agrupados y explotables.

Aun así, a pesar de que los tiempos medidos por el producto WorkProject son automáticos, hay un punto de subjetividad aún en manos del colaborador: decidir y seleccionar en que proyecto o proceso está invirtiendo el tiempo.

La medición y los tiempos son siempre precisos, pero la selección la tenía que hacer el empleado. Para darle una vuelta de tuerca más, y aumentar aún más la precisión, en el 2018 hemos lanzado el módulo APS.

APS es el acrónimo de “Automatic Project Selection”, es decir, selección automática de proyectos.

Con el módulo APS, será posible automatizar los cambios de proyecto, con unas reglas que permitan detectar el contexto y/o proyecto o proceso (en función de la carpeta, el título de la ventana, el nombre del archivo, la url,…etc.) y activar el proyecto pertinente en función de ese esas reglas de forma totalmente automática.

APS es un add-in (extensión) del producto WorkProject, y necesita de este para funcionar. Está 100% desarrollado y es propiedad WorkProject, S.L., compañía que ha desarrollado WorkProject, Effiwork,…etc.

Funcionamiento General

El Detector Automatizado de Proyectos es un módulo que se puede instalar en los equipos ⁽¹⁾ en los que esté ya instalada la plataforma base de WorkMeter, y que automatizará el cambio de proyecto en función de unas reglas predefinidas. Son reglas muy sencillas de establecer, ya que funcionan sobre el principio SI->ENTONCES.

Estas reglas evalúan cada pocos segundos y se notifica al motor de WorkMeter el cambio de proyecto si una de esas reglas se cumple.

Se pueden añadir tantas reglas como se desee. También es posible ordenarlas para que unas tengan más prioridad que otras, pues se procesarán en el orden que aparecen. Una regla puede configurarse para que si se cumple, deje de evaluar las siguientes.

WorkProject guardará en su disco las reglas al terminar su sesión y las volverá a cargar en su siguiente sesión.

Verá que la primera vez que utiliza WorkProject aparece una regla de ejemplo. Esta regla tiene el único objetivo de mostrarle como aparecen las reglas. Elimínela una vez haya configurar las suyas.

⁽¹⁾Actualmente sólo disponible en plataformas Windows.

Pantalla General de Reglas

La pantalla principal del Detector Automatizado de Proyectos es la pantalla de reglas. En ella verá las reglas activas, ordenadas por prioridad de acción. Las reglas que terminan con un “[stop]” son reglas que en caso de cumplirse, se detendrá la evaluación de las reglas que estén por debajo.

Estos son los principales componentes de la pantalla de reglas:

Como probablemente WorkProject estará funcionando todo el tiempo, el botón de “guardar” o la [X] de la esquina superior derecha, sólo cerrarán esta ventana, pero no detendrá el funcionamiento de WorkProject.En su zona de iconos de notificación en la barra de tareas (normalmente en la zona derecha inferior de su pantalla), puede ver el icono de WorkProject. Si hace click con el botón derecho de su ratón en el icono verá otras características de WorkProjecto acceder de nuevo a esta ventana.

Acceso a las opciones de WorkProject

A través del icono de puede acceder a las diversas opciones de WorkProject. Haga click con el botón derecho del ratón sobre el icono y le aparecerá un menú donde podrá:

· Seleccionar si desea que actúen las reglas o si quiere forzar un proyecto manualmente

· Abrir la ventana de reglas

· Cambiar las preferencias del funcionamiento de WorkProject

· Conocer algunos datos acerca de WorkProject

· Salir de WorkProject

Si selecciona un proyecto de forma manual, se detendrá la detección automática de proyectos (y de todas las reglas). La opción “Automático” tiene que estar marcada para que el procesamiento de reglas funcione correctamente.

Creación o edición de una regla

En la ventana de reglas, al pulsar sobre el botón de añadir regla (+) o de editarla (botón de editar o doble click sobre una regla), le aparecerá la ventana de edición de regla.

En esta ventana podrá establecer qué condición se evaluará, cómo y con qué se comparará el valor obtenido y la acción a realizar.

A continuación de la etiqueta “SI…”, podrá elegir qué tipo de regla desea configurar.

Las reglas pueden ser de dos grupos:

· Detección de contenido: pueden comprobar el nombre de una aplicación, título de ventana, URLs... etc.

· Detección de contexto: pueden comprobar el lugar físico o momento en el que se está actuando.

Las reglas del primer grupo (detección de contenido) que pueden reaccionar en función del contenido son las siguientes:

· Título de la ventana: evalúa el título la aplicación o ventana.

· Nombre de la aplicación: comprueba el nombre de la aplicación.

· Nombre de archivo o URL: compara con el nombre del archivo o la URL del navegador ⁽²⁾.

· Carpeta o ruta del archivo: relativo a la localización (contenedor) del archivo.

Regla genérica: Existe una configuración especial para definir una regla genérica que detecte el proyecto que más se parezca al contenido detectado. Para activarla, tiene que introducir el símbolo del asterisco * en el campo del contenido que desea detectar, y seleccionar la acción “Detectar Proyecto”.

Las reglas del segundo grupo (detección de contexto) que pueden reaccionar en función del contexto son las siguientes:

· Hora: evalúa la hora del día (en formato hh:mm).

· Número de día de la semana: comprueba el día de la semana (del 1 al 7).

· Nombre de la red: detecta el nombre de la red wifi que se está utilizando.

⁽²⁾ La detección de la carpeta o el archivo sólo es posible en aplicaciones que lo bloqueen, como el paquete Office (Excel o Word)

Las reglas pueden provocar la selección de un proyecto, provocar la detención del registro, o la puesta en marcha de nuevo.

- Nota importante: si define una regla que detenga el registro de actividad del motor de WorkMeter (acción “Parar WorkMeter”), ninguna de las reglas de detección en función del contenido (grupo 1) funcionará hasta que otra regla de detección de contexto (grupo 2), reactive el registro del motor de WorkMeter (acción “Reiniciar WorkMeter”).

Preferencias

A través del menú de WorkProject que aparece al hacer click con el botón derecho de ratón, podrá acceder a algunas opciones adicionales del Detector Automatizado de Proyectos.

Mantenga el ratón sobre las opciones para obtener una descripción más detallada.

· Idioma: El selector e permitirá cambiar entre los idiomas disponibles.

· Iniciar minimizado: provoca que la ventana de reglas se oculte al iniciar WorkProject.

· Iniciar automáticamente: Lanza siempre APS al iniciar el sistema.

· Comprobar actualizaciones: Comprueba si existen nuevas actualizaciones del APS.

· Aplicar actualizaciones sin preguntar: Si existe una nueva versión del APS, instalarla sin preguntar

· Descargar versión BETA: entrar en el programa de pruebas de WorkMeter para recibir versiones de pruebas del APS

· Mostrar notificaciones: elija si desea que aparezcan o no notificaciones de Windows.

· Sonido al cambiar de proyecto: se emite un “beep” cada vez que se cambie de proyecto.

· Usar la voz del sistema: activará una voz para anunciar el cambio de proyecto.

· Volver al modo automático: tras seleccionar un proyecto manualmente, elegir tras cuantos minutos volverá al modo automático.

· Activar CTROL+SHIFT+F1: permite que se puedan lanzar la pantalla de selección de proyecto con esa combinación de teclas.

· SI no hay regla, ir al principal: Si no se cumple ninguna regla durante un periodo, volver al proyecto por defecto.

Nota: algunas de estas opciones se pueden definir mejor modificando directamente el archivo de configuración del APS

Apéndice A: Opciones de línea de comandos

WorkProject acepta algunos parámetros en el momento de su lanzamiento. Puede crear un acceso directo y añadirlos siguientes parámetros:

[-r archivodereglas] -> Activa el modo administrador y define la ruta de las reglas.

WorkProject guarda toda la configuración en el archivo “WorkProject.cfg” (reglas creadas y opciones de preferencias). Con el parámetro -r podrá definir dónde se encuentra ese archivo y activar el modo administrador, de tal forma que las reglas no podrán modificarse. Puede utilizar por ejemplo una ruta de red o un archivo local. Recuerde que si la ruta contiene espacios deberá ponerla entre comillas.

· Ejemplo: WorkProject.exe -r Z:\WorkProject\WorkProject.cfg

[-d n] -> Define el nivel de información de registro (del 0 al 3)

WorkProject genera un archivo de depuración con la actividad que va realizando. Algunas de estas informaciones son irrelevantes para un uso normal y pueden generar actividad en su disco (por ejemplo, en entornos Citrix). Puede cambiar el nivel de registro para que sea el mínimo.

· Ejemplo: WorkProject.exe -d 0

Apéndice B: Resolución de problemas

WorkProject hace un registro de su funcionamiento y lo almacena en el archivo “WorkProject.log”.

Consúltelo si tiene problemas para analizar dónde estuvo el problema. Si lo necesita, contáctenos a través de support@workmeter.com, adjuntándonos el archivo de registro “WorkProject.log”, describiendo el problema y adjuntando una captura de pantalla si es posible.

Recuerde que tiene que tener instalado el motor de WorkMeter para que WorkProject funcione correctamente. WorkProject, al igual que el motor de WorkMeter, funciona en entornos VDI de escritorios virtuales Windows.

Si necesita hacer una copia de seguridad de su configuración o sus reglas, haga una copia del archivo “WorkProject.cfg”.

Este archivo XML contiene todas las reglas que ha definido y sus opciones de preferencias.

Apéndice C: Configuración avanzada y para entornos corporativos

En este Anexo se explican algunas funcionalidades del producto que pueden ser adecuadas para entornos corporativos de muchos puestos.

Reglas RegEx

Para la creación de reglas para detectar el contexto, APS dispone de varias opciones sobre “donde” mirar y con “que comparar”. El “donde” mirar puede ser el título de la ventana, la URL (dirección Web), el nombre del archivo, la carpeta de procedencia del archivos… etc (o también está disponible la opción “en todos los campos”, que incluye todas las anteriores)

Respecto a “que comparar”, a parte de los tradiciones “incluye” o “se parece” o “es igual a”, APS incorpora una opción muy potente que permite la comparación (incluso la extracción de datos) utilizando “Expresiones Regulares”.

Las “Expresiones Regulares” son un estándar de la industria TI (también conocidas como RegEx), que permiten la búsqueda y extracción de palabras o contenidos de un texto.

Esto permite que APS puede enfocarse en una parte del título de la ventana, o extraer la parte del dominio de una URL, o buscar coincidencias con palabras clave. La extracción de datos le da una especial potencia estas reglas, pues permite luego aplicar el activador “Detectar Proyecto” que busca similitudes entre las palabras extraídas y los proyectos existentes.

Aquí mostramos un caso de ejemplo para exponer mejor estas posibilidades:

Una agencia de Marketing que dispone de 20 clientes, y quiere entender cuanto tiempo dedican los trabajadores a cada cliente. El código del cliente es siempre Cxxxx, donde las xxxx es el número de cliente.

La empresa trabaja con documentos que tienen el ese código de cliente, con una aplicación que tiene ese código de cliente, y contenidos donde la URL tiene ese código de cliente. Por ejemplo:

· C:\Albaranes\Enviados\Web C0017 Enero.pdf

· http://www.mycrm.co/clientes/detallefacturas?cli=C0017&action=list

· H:\Facturas\C0017\Q1\Listado Facturas.xls

· https://mail.google.com/mail/u/1/?pli=1#label/C0017

Bien pues, una vez creado dentro de WorkProject un proyecto para cada cliente, definimos dentro del APS la siguiente regla:

Con esta sencilla regla, en todos los casos anteriores, se activará automáticamente el proyecto relacionado con el cliente concreto, obteniendo así una medición precias y totalmente automatizada de los tiempos dedicados a cada cliente.

Puede encontrar en internet muchas referencias sobre las RegEx, que le pueden ayudar a entender mejor todas las posibilidades que brinda esta estrategia (por ejemplo, la página pública regex101.com le puede servir para hacer algunas pruebas)

Reglas en red

Otra de las posibilidades que ofrece APS para los entornos corporativos, es la posibilidad de tener una configuración centralizada de las reglas.

Esto permite que la decisión de en qué proyecto o proceso se está trabajando, pueda ser configurado una vez para todos los equipos o un subgrupo de equipos de la organización.

Para establecer esta configuración, se tienen que seguir los siguientes pasos:

1) Definir las reglas de forma local: Es decir, definirlas normalmente dentro del APS, y verificar que funcionan correctamente. Eso lo suele hacer el administrador de la red o del sistema, o la persona que conoce las reglas que se aplican en la organización en función de las herramientas que se utilizan y la organización de los archivos y carpetas. Una vez comprobado que funcionan todas las reglas, cerrar y salir de APS.

2) Copiar el archivo de configuración en el que se han guardado esas reglas, a una localización de red que sea accesible por todos los empleados o colaboradores que vayan a utilizar el APS. También puede ser una ubicación http. Normalmente ese archivo se llama WorkProject.CFG, y se encuentra en la carpeta C:\Users\[NomUsuario]\AppData\Roaming. Si es necesario puede renombrarse para poder tener varios archivos en una misma localización.

3) Configurar el parámetro –r al inicio del APS en los equipos de los colaboradores para que se inicie con el parámetro –r [Ruta Completa del archivo de configuración].

Ejemplo:
WorkProject.EXE –r “Z:\Configuración APS\Televentas.cfg”

Nota: El parámetro –r se suele cambiar en el acceso directo que lanza APS al iniciar el equipo. Para localizarlo, en Windows 10, pulse [TeclaWindows]+r y a continuación escriba “shell:startup”.

Verá los accesos directos, y entre ellos el de WorkProject. Edítelo para que quede de esta manera:

De esta forma, cada vez que el APS se inicie, irá a buscar la configuración a ese archivo, impidiendo que el usuario pueda decidir que reglas se aplican o no.

Es importante entender que para cambiar de nuevo las reglas, será necesario repetir todo el proceso. Editar las reglas en el equipo inicial, copiar el archivo a la localización común, y esperar a que los usuarios reinicien su equipo o su APS.

Instalación Silenciosa

En caso de que en su organización sea necesario el despliegue remoto del módulo APS a decenas de equipos a través de la red, podrá especificar los siguientes parámetros en el módulo MSI:

· /quiet: Instala sin preguntar nada al usuario del equipo, y lo hace para todos los usuarios.

· REMOTEPATH=xxxxx : establece la ruta de carga de las reglas para el modo remoto (equivalente al modificar el parámetro –r en el acceso directo)

Recuerde por último que para poder efectuar despliegues en la red, deberá poseer el rol de Administrador de Dominio, y lanzar esa instalación usando ese rol.

Información de las entradas en el archivo de configuración

El APS dispone de una ventana de configuración donde se pueden cambiar las opciones principales de su funcionamiento, que se guardan también en el archivo de configuración WorkProject.cfg. Sin embargo, es posible también cambiar algunas opciones más del funcionamiento del APS, cambiándolas directamente en el archivo de configuración. Al ser un archivo en formato XML, es fácil localizar y cambiar algunas de esas opciones. A continuación se explican las más relevantes:

Entrada	Descripción
iUpdateProjectsEvery	[Numero Entero]: Intervalo (en minutos) para la sincronización de los proyectos entre APS y WM.
bEnableSound	[True o False] para indicar si se ha de emitir un sonido al cambiar de proyecto.
bShowNotifications	[True o False] para indicar si se han de mostrar notificaciones al cambiar de proyecto.
bUseVoice	[True o False] para indicar si se ha de usar la síntesis de voz para anunciar el cambio de proyecto.
iVoiceVolume	[Numero Entero] Porcentaje que indica el volumen relativo que se aplica a la síntesis de voz.
sProjectPrefix	Prefijo que se utiliza en la síntesis de voz.
bActivateHotkeys	[True o False] para activar las teclas globales [CTRL+SHIT+F1] para cambio manual de proyecto
bStartMinimized	[True o False] para indicar si APS ha de iniciarse minimizado.
bEnableHighFrequency	[True o False] [Experimental] Para aumentar la sensibilidad en la detección de cambio de proyecto.
bCheckForUpdates	[True o False] para indicar si se comprobarán si existen nuevas actualizaciones.
bAutoUpdate	[True o False] indica si se aplicarán las nuevas actualizaciones (si existen) sin preguntar al usuario.
bAutoStart	[True o False] indica si APS se iniciará al iniciar la sesión del usuario
bAutoRestart	[True o False] indica si al desactivar el procesado de reglas (tras seleccionar un proyecto manualmente), se volverán a activar el modo automático transcurrido un tiempo.
iAutoRestartDelay	[Numero Entero] Intervalo (minutos) en el que se volverá a reactivar el modo automático.
sLanguage	Idioma.
bHideWorkMeterIcon	[True o False] Indica si se quiere ocultar el icono del módulo principal de WorkMeter.
bBetaTester	[True o False] Indica si se desea utilizar la versión BETA del producto (nuevas funcionalidades).
bBack2Default	[True o False] Indica si se debe volver al proyecto por defecto tras un periodo en el que no se cumpla ninguna regla.
iBack2DefaultDelay	[Numero Entero] Intervalo (minutos) en el que debe volverse al proyecto por defecto.
bRegExFullMatch	[True o False] Indica si la búsqueda de proyectos tras una RegEx o *, tiene que hacerse de forma precisa
bShowDetailedErrors	[True o False] Indica si quiere mostrarse al usuario información un aviso si se produce un aviso de tipo interno del sistema
LogDetail	[Numero Entero] Nivel (0 a 4) de detalle de archivo LOG (para diagnósticos)
bAllowLocalConfig	[True o False] Indica si el usuario puede tener configuración local, cuando se arranca en modo red (parámetro –r)
bAllowProjectChange	[True o False] Activa o desactiva la posibilidad de cambiar de proyecto manualmente.
bGetOfficeFileInfo	[True o False] Activa el análisis extendido de contexto en aplicaciones de Office
bGetAutomationInfo	[True o False] Activa el análisis extendido de contexto en aplicaciones desconocidas.
bMonitorFolders	[True o False] Activa el uso de archivos en carpetas locales o compartidas para identificar de que carpeta provienen los archivos que se editan
MonitorDrives	Unidades (separadas por comas) en las que se activa la monitorización de carpetas. All = todas las disponibles.
MonitorFileExtensions	Extensiones en las que se tiene interés conocer el origen de la carpeta durante su edición.